Näin pikkujoulukauteen valmistautuessa on hyvä kerrata perussääntöjä vapaamuotoisten tilaisuuksien säännöistä verotuksessa. Yritykset järjestävät säännöllisesti erilaisia tilaisuuksia henkilökunnalleen, asiakkailleen ja sidosryhmilleen. Näiden kulujen vähennyskelpoisuus verotuksessa ja arvonlisäveron käsittely riippuvat tilaisuuden luonteesta.
Henkilökunnan virkistystapahtumat
Henkilökunnan virkistystilaisuudet (esim. pikkujoulut, kesäjuhlat) ovat vähennyskelpoisia kuluja, kun ne järjestetään koko henkilökunnalle työnantajan määräämänä aikana ja paikassa. Näissä tapauksissa myös tilaisuuden tarjoiluun ja ohjelmaan liittyvät kulut ovat vähennyskelpoisia, eikä vähennysoikeus riipu tilaisuuden nimestä, ajankohdasta tai paikasta. Myös arvonlisävero on vähennyskelpoinen, kun tilaisuus täyttää nämä kriteerit. Sen sijaan työntekijöiden puolisoiden tai perheenjäsenten kulut ovat aina vähennyskelvotonta yksityiskulutusta, eikä niihin sisältyvää arvonlisäveroa voi vähentää.
Edustustilaisuudet
Edustustilaisuudet ovat yleensä suljettuja tilaisuuksia, joihin kutsutaan yrityksen ulkopuolisia henkilöitä, kuten asiakkaita tai liiketuttavia. Edustustilaisuuksiin liittyvät kulut (esim. ravintolakulut, edustuslahjat, edustusmatkat) eivät ole vähennyskelpoisia arvonlisäverotuksessa, vaikka ne olisivatkin elinkeinotoiminnan kuluja tuloverotuksessa. Arvonlisäverolain mukaan edustustarkoitukseen käytettävistä tavaroista ja palveluista ei saa tehdä vähennystä. Jos tilaisuus on osittain edustustilaisuus ja osittain esimerkiksi markkinointitilaisuus, kulut tulee jakaa ja arvonlisäveron vähennysoikeus arvioidaan erikseen.
Markkinointitilaisuudet
Markkinointitilaisuudet voivat olla avoimia tai kohderyhmälle suunnattuja tapahtumia, joissa esitellään yrityksen tuotteita tai palveluita. Jos tilaisuus on selkeästi markkinointitilaisuus ja tarjoilu on tavanomaista (esim. kahvi, buffet-lounas), kaikki tilaisuuden järjestämisestä aiheutuneet kulut ja niihin sisältyvä arvonlisävero ovat vähennyskelpoisia. Jos tarjoilu on poikkeuksellisen runsasta tai tilaisuuden ohjelma muuttuu vapaamuotoiseksi illanvietoksi, nämä kulut katsotaan edustuskuluiksi, eikä niihin sisältyvää arvonlisäveroa voi vähentää.
Käytännön esimerkkejä
- Virkistystilaisuus: Koko henkilökunnalle järjestetty pikkujoulu, jossa on ruokailua ja ohjelmaa. Kaikki kulut ja arvonlisävero ovat vähennyskelpoisia.
- Edustustilaisuus: Asiakkaille järjestetty illallinen, jossa on runsaasti tarjoilua ja vapaamuotoista ohjelmaa. Kulut eivät ole arvonlisäverossa vähennyskelpoisia.
- Markkinointitilaisuus: Tuote-esittely asiakkaille, jossa tarjoillaan kahvia ja lounas. Kulut ja arvonlisävero ovat vähennyskelpoisia, kun tarjoilu on tavanomaista ja toissijaista tilaisuuden päätarkoitukseen nähden.
Yhteenveto
Vähennysoikeuden ratkaisee tilaisuuden luonne, kulujen laatu ja osallistujat. Virkistystilaisuuksien kulut ovat yleensä vähennyskelpoisia, edustustilaisuuksien eivät. Markkinointitilaisuuksissa vähennysoikeus riippuu tarjoilun tavanomaisuudesta ja tilaisuuden ohjelmasta. Arvonlisäveron vähennysoikeus seuraa näitä samoja periaatteita.
Muista dokumentoida tilaisuuden tarkoitus, ohjelma ja osallistujat, jotta voit tarvittaessa osoittaa kulujen vähennyskelpoisuuden verotuksessa!
| Tilaisuuden tyyppi | Kulujen vähennyskelpoisuus tuloverotuksessa | Arvonlisäveron vähennysoikeus | Huomioitavaa |
|---|---|---|---|
| Henkilökunnan virkistys | Kyllä | Kyllä | Vain henkilökunnan osalta, ei puolisoiden/perheenjäsenten kuluista 11.1 | finlex | 18.6…, 11.8 | finlex | 18.6…, 15.90 | vero | Arvon… |
| Edustustilaisuus | Kyllä (rajoitetusti) | Ei | Vain elinkeinotoiminnan kuluina, ei ALV-vähennystä 9.2 | vero | Markkin…, 9.3 | vero | Markkin…, 14.15 | finlex | 11…. |
| Markkinointitilaisuus | Kyllä | Kyllä | Tarjoilun oltava tavanomaista ja tilaisuuden päätarkoitus markkinointi 9.5 | vero | Markkin…, 9.6 | vero | Markkin…, 14.17 | finlex | 11…., 19.11 | finlex | 11…. |
| Poikkeuksellisen runsas tarjoilu markkinointitilaisuudessa | Kyllä (rajoitetusti) | Ei | Runsas tarjoilu katsotaan edustukseksi, ei ALV-vähennystä 9.5 | vero | Markkin…, 14.17 | finlex | 11…. |
Tässä tulee suoraan ja vähän karskisti — mutta hyväntahtoisella huumorilla:
Sitten ne pikkujoulujen pahimmat mokat (joista toivut ehkä helmikuuhun mennessä)
- ”Mäpä otan mikin hetkeks…”
– ja siitä hetkestä tulee 27 minuutin karaokemaraton. Yksi biisi riittää. Oikeasti. - Sosiaalisen median livelähetys
– ”Halusin jakaa vain fiilistä” - Sisäinen kilpailuhenki karkaa käsistä
– Escape room muuttuu selviytymistaisteluksi - Palaverimoodi ei sammu.
– ”Voisimmeko käyttää tämän hetken reflektointiin?” -Emme voisi, Maija. - Unohtunut takki, laukku, puhelin – tai maine.
– Kaikki löytyvät maanantaina vastaanotosta. Tai eivät. - Väärä keskustelu väärän ihmisen kanssa.
– Tilintarkastajan mielipide ei muutu, vaikka tarjoaisit glögiä kolme kertaa. - Pikkujoulujen jälkeen aloitettu salarakkausprojekti.
– Päättyy yleensä eroon sekä salarakkaasta, että työsuhteesta.
Katso pikkujoulujen verotus pähkinänkuoressa
