Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Se on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee kaikkia liiketoimintaa harjoittavia organisaatioita. Kirjanpitolain määrittämät arkistointiajat vaihtelevat eri dokumenttien osalta, ja niiden noudattaminen on keskeistä taloudellisen luotettavuuden sekä mahdollisten viranomaistarkastusten kannalta.
Miksi kirjanpitoaineiston arkistointi on tärkeää?
Kirjanpitoaineiston arkistointi on olennainen osa yrityksen talouden hallintaa ja tilinpäätösten läpinäkyvyyttä. Kirjanpitolaki asettaa velvollisuuden säilyttää kaikki kirjanpitoon liittyvä aineisto määräajan. Näin taloudellisia tapahtumia voidaan tarvittaessa tarkastella jälkikäteen.
Oikein toteutettu arkistointi mahdollistaa yrityksen taloustietojen tarkastelun, mutta myös tukee mahdollisten viranomais- ja verotarkastusten läpivientiä. Lain edellyttämien säilytysaikojen noudattamatta jättäminen voi johtaa sanktioihin tai virheellisiin tilinpäätöksiin.
Kirjanpitoaineiston säilytysajat
Kirjanpitolaki määrittelee kirjanpitoaineiston vähimmäissäilytysajat seuraavasti:
- Pääkirja ja päiväkirjat: Säilytettävä vähintään 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.
- Tilinpäätösasiakirjat (tase, tuloslaskelma, liitetiedot): Tilinpäätösasiakirjat ovat lain mukaan yrityksen keskeisimpiä dokumentteja, ja ne on säilytettävä vähintään 10 vuotta.
- Tositteet (laskut, maksutositteet, muut alkuperäiset dokumentit): Tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuoden ajan sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
- Muut tilinpäätökseen liittyvät asiakirjat (esim. toimintakertomus, tase-erittelyt): Nämä asiakirjat tulee säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Kuinka kirjanpitoaineisto tulee säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan aineiston säilytysmuoto voi olla joko sähköinen tai paperinen, kunhan aineiston oikeellisuus, säilyvyys ja luettavuus ovat taattuja koko säilytysajan. Sähköinen arkistointi on yleistynyt, ja digitaaliset arkistointipalvelut tarjoavat usein varmistetun säilytyksen. On kuitenkin huomattava, että digitaalisesti säilytetty aineisto ei saa olla muokattavissa jälkikäteen.
Jos aineisto arkistoidaan sähköisesti, sen varmuuskopioinnista ja pitkäaikaisesta säilytyksestä tulee huolehtia. On suositeltavaa käyttää palveluntarjoajaa, joka täyttää kirjanpitoaineiston säilytykselle asetetut tietoturvavaatimukset. Yrityksellä tulee myös olla menettelytavat, joilla varmistetaan aineiston saatavuus ja luettavuus vaaditun säilytysajan.
Käytännön vinkkejä kirjanpitoaineiston arkistointiin
- Sähköinen arkistointi ja varmuuskopiointi: Valitse luotettava palveluntarjoaja, joka täyttää kirjanpitolain tietoturvavaatimukset. Huolehdi myös säännöllisestä varmuuskopioinnista ja varmista, että aineisto on saatavilla koko säilytysajan.
- Dokumenttien luokittelu ja hakutoiminnot: Hyvin organisoitu ja hakutoiminnoilla varustettu arkisto helpottaa aineiston käyttöä ja säästää aikaa esimerkiksi tilintarkastuksissa.
- Säilytysaikojen seuranta: Käytä järjestelmää tai toimintatapaa, joka varmistaa, että aineistoa ei tuhota ennenaikaisesti. Monilla sähköisillä arkistointipalveluilla on ominaisuuksia, jotka muistuttavat säilytysaikojen päättymisestä.
- Paperiaineiston turvallinen säilytys: Mikäli yritys säilyttää aineistoa paperisena, tulee huolehtia, että dokumentit säilytetään lukituissa ja kuivissa tiloissa, suojattuna tulipalolta ja vesivahingoilta. Paperiaineiston digitointi voi olla hyödyllistä, kun halutaan parantaa tiedon saatavuutta ja vähentää fyysisen tilan tarvetta.
