Osakeyhtiössä tilinpäätöksen vastaanottaminen tilitoimistolta ja sen allekirjoittaminen ei vielä tarkoita, että tilikausi olisi hoidettuna. Tilinpäätös on myös ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin. Säännös rekisteröimisestä tulee osakeyhtiölain 8 luvun 10§:stä. Lain ydin on, että yhtiön on ilmoitettava tilinpäätös ja toimintakertomus rekisteröitäväksi kahden kuukauden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamisesta. Samalla on otettava huomioon toinen olennainen määräaika. Osakeyhtiön 5 luvun 3§:n mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Käytännössä tilinpäätös on siis rekisteröitävä viimeistään kahdeksaan kuukauteen tilikauden päättymisestä. Jos tilikausi päättyy esimerkiksi 31.12., tilinpäätöksen tulee olla ilmoitettu kaupparekisteriin viimeistään seuraavan vuoden elokuun loppuun mennessä.
Tilinpäätös on julkinen asiakirja
Kaupparekisteriin ilmoitettu tilinpäätös on julkinen. Tästä johtuen rekisteriin toimitettaviin asiakirjoihin ei pidä sisällyttää esimerkiksi henkilötunnuksia, kotiosoitteita, liikesalaisuuksia tai muita sellaisia tietoja, joiden ei kuulu olla julkisesti saatavilla.
Tilinpäätöksen julkisuudella on tarkoituksensa. Monet sidosryhmät käyttävät julkisia tietoja hyväkseen asioidessaan yrityksen kanssa. Tilinpäätöksen perusteella esimerkiksi rahoittajat, tavarantoimittajat, asiakkaat ja muut yhteistyökumppanit voivat arvioida yrityksen taloudellista asemaa. Rekisteröiminen on myös merkki sidosryhmille, että yhtiö on järjestänyt kirjanpitonsa sekä taloutensa lain määräämällä tavalla. Se on osa osakeyhtiömuotoon kuuluvaa taloudellista avoimuutta.
Tilinpäätöksen rekisteröinnin myöhästymisestä maksuja
Tilinpäätöksen rekisteröintivelvollisuuteen tulee nykyään kiinnittää erityistä tarkkuutta. PRH määrää nykyisin osakeyhtiölle myöhästymismaksun, jos tilinpäätöstä ei ilmoiteta kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden määräajassa. Nykyinen myöhästymismaksujärjestelmä koskee 1.12.2024 ja sen jälkeen päättyneitä tilikausia.
Myöhästymismaksu määräytyy sen perusteella, kuinka paljon ilmoitus myöhästyy:
| Myöhästyminen | Myöhästymismaksu |
|---|
| Enintään 2 kuukautta | 150 € |
| Yli 2 mutta enintään 4 kuukautta | 300 € |
| Yli 4 kuukautta tai tilinpäätöstä ei ilmoiteta | 600 € |
Kyseessä ei ole mitään suuria kustannuksia, mutta ne on helposti vältettävissä toimimalla ajoissa.
Kenen vastuulla rekisteröinti on?
Tilitoimiston kanssa voidaan sopia, että tilinpäätösasiakirjat hoidetaan eteenpäin veroilmoituksen laatimisen yhteydessä. Juridisesti kyse on kuitenkin yhtiön lakisääteisestä velvollisuudesta. Siksi yrittäjän on hyvä tietää mitä rekisteröimisestä on sovittu ja kuka käytännössä huolehtii siitä. Mikäli yrittäjä tai hallitus taas laiminlyö omia velvoitteitaan, kuten tilinpäätöksen allekirjoittamisen, niin ei tilitoimistokaan voi ilmoittaa tilinpäätöstä rekisteröitäväksi.
Tilinpäätös ei ole kokonaan valmis ennen kuin myös sen lakisääteinen rekisteröinti on hoidettu.
Yrittäjän on hyvä käydä tarkistamassa oman yrityksensä tiedot PRH Virre-tietopalvelussa.
Tilitoimisto X Oy:llä on kaikki velvoitteet kunnossa.
