Mikroyrittäjän tehokas talousprosessi

Mikroyrittäjälle kallein resurssi on aika. Tästä huolimatta tätä kalleinta resurssia haaskataan edelleen tehottomiin talousprosesseihin. Samalla luodaan näennäissäästöjä pyörittämällä yrityksen taloutta paperilla. Jos toimitat edelleen aineistoasi tilitoimistoon paperisena tai jaettujen kansioiden kautta, tämä artikkeli on suunnattu juuri sinulle.

Taloushallinnon automatisointi ei ole nykyään kallista tai monimutkaista. Etenkin mikroyrittäjien talousprosessien sähköistäminen on äärimmäisen helppoa ja nopeaa. Käyn tässä kirjoituksessa läpi, miltä tehokas talousprosessi näyttää käytännössä ja mikä ohjelmisto palvelee parhaiten sinun arkeasi.

Tältä näyttää tehokas talousprosessi

Sähköinen ja juokseva myyntilaskutus: Myyntilaskut lähetetään ohjelmistosta suoraan sähköisesti asiakkaille. Tehokas laskutus perustuu vaivattomuuteen ja nopeuteen. Kassavirran kannalta on suuri merkitys sillä, tehdäänkö laskutus juoksevasti pitkin kuukautta vai vain muutaman kerran kuukaudessa.

Ostolaskujen sähköinen käsittely: Ostolaskut saapuvat sähköisesti suoraan ohjelmaan tarkastettavaksi, hyväksyttäväksi ja maksettavaksi. Monessa ohjelmassa hyväksyntä ja maksatus hoituvat samasta näkymästä. Tämä vähentää huomattavasti virheiden mahdollisuutta, eikä yrittäjän tarvitse enää naputella maksuja yksitellen verkkopankkiin, kuten 2000-luvun alussa oli tapana.

Näppärä kuittien hallinta: Kuitit joko kuvataan suoraan mobiilisovelluksella tai ohjataan sähköpostitse järjestelmään. Samalla kirjanpitäjälle välittyy kaikki tarvittava tieto tapahtuman taustoista. Tehokkaassa talousprosessissa vältetään turhien muutaman euron kuittien kertymistä. Hyvä järjestelmä myös ilmoittaa yrittäjälle suoraan, mistä tapahtumista puuttuu vielä selvitys.

Automaattinen saatavien seuranta ja perintä: Myyntilaskujen saatavien seuranta tapahtuu automaattisesti viitemaksuaineiston avulla. Kun pankkitiedot noudetaan ohjelmaan päivittäin, nähdään reaaliaikaisesti, kenen laskut ovat avoinna. Saatavien muistutus ja perintä hoituvat joko automaattisesti tai parilla hiiren napsautuksella.

Verot ja lakisääteiset maksut ajallaan: Verot ja muut viranomaismaksut hoidetaan näppärästi suoraan ohjelmasta, jolloin säästytään turhilta viivästyskoroilta ja myöhästymismaksuilta.

Yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa: Ohjelma on yhteiskäytössä tilitoimiston kanssa, jolloin kirjanpito valmistuu sovitussa aikataulussa ja turhilta selvittelykuluilta säästytään. Kun kaikki talousdata on yhdessä paikassa, sen analysointi ja hyödyntäminen päätöksenteossa on huomattavasti helpompaa.

Ohjelmistoerot: Mikä sopii sinun yrityksellesi?

Toimivia ohjelmistoja on markkinoilla useita, mutta niillä on selkeitä eroja kohderyhmän, laajennettavuuden ja käyttökokemuksen suhteen.

Holvi – Yksinkertaista pankkitoimintaa ja laskutusta kevyellä otteella

• Kenelle: Yksinyrittäjille, toiminimille ja hyvin pienille palveluyrityksille, jotka haluavat pitää kaiken (yritystili, maksukortti, laskutus ja kuittisovellus) yhdessä paketissa.

• Vahvuudet: Erittäin helppokäyttöinen. Korttiostokset ja kuitit yhdistyvät järjestelmässä lähes automaattisesti.

• Huomioitavaa: Ei sovellu monimutkaisempaan kirjanpitoon, laajempaan varastonhallintaan tai tilanteisiin, joissa tarvitaan raskaita integraatioita.

NoCFO – Nykyaikainen ja tekoälyavusteinen haastaja

• Kenelle: Moderneille mikro- ja kasvuyrityksille, jotka haluavat minimoida rutiinityön tekoälyautomaatiolla ja seurata kassavirtaa reaaliajassa.

• Vahvuudet: Automatisoi tiliotetapahtumien ja kuittien kohdistusta tehokkaasti tekoälyn avulla. Annetut raportit ja kassavirran näkymät ovat selkeitä ja helppolukuisia.

• Huomioitavaa: Painottuu ketterään ja nykyaikaiseen taloudenpitoon; ei ole suunniteltu erittäin kumminkaan isommille yrityksille.

Procountor (ja Procountor Solo) – Vakiintunut ja tilitoimistojen luottokumppani

• Kenelle: Yksinyrittäjille (Solo) sekä pienille ja keskisuurille osakeyhtiöille, jotka haluavat saumattoman yhteistyön tilitoimiston kanssa.

• Vahvuudet: Todella laaja tilitoimistoverkosto. Solo-versio tarjoaa yksinyrittäjälle kevyen käyttöliittymän, ja taustalla kirjanpitäjä saa suoraan tarvitsemansa aineiston.

• Huomioitavaa: Käyttöliittymä on perinteisempi kuin uusimmilla digitaalisilla haastajilla. Voi vaatia hieman aikaa opetella.

Netvisor – Skaalautuva tehopakkaus

• Kenelle: Kasvuhakuisille mikroyrityksille, joilla on tai joille on tulossa työntekijöitä, monimutkaisempaa ostolaskujen kierrätystä tai tarvetta automatisoida palkanlaskenta ja raportointi viimeisen päälle.

• Vahvuudet: Erittäin korkea automaatioaste, kattavat integraatiot muihin järjestelmiin ja valmius laajentua yrityksen kasvun mukana ilman järjestelmän vaihtoa.

• Huomioitavaa: Ominaisuuksien laajuuden vuoksi aloittamiskynnys ja järjestelmän omaksuminen voivat vaatia hieman enemmän aikaa kuin kevyemmissä sovelluksissa.

Kustannusvaikutus yrittäjän lompakolle

Ohjelmistokulut muodostuvat yleensä kuukausittaisesta perusmaksusta sekä tapahtumapohjaisista maksuista (esim. lähetetyt verkkolaskut tai tiliotetapahtumat).

Muista laskelmissa tämä: Ohjelmiston halvin kuukausihinta ei tarkoita halvinta kokonaiskustannusta. Ohjelmistokustannuksien lisäksi tulee maksettavaksi erilaisia lähetys- ja vastaanottomaksuja. Usein ohjelmiston hinnoittelu voi myös olla tapahtumiin sidottua.

Paras tapa miettiä ohjelmien käyttöönottoa on jutella oman kirjanpitäjän kanssa ja kuunnella mitä hän suosittelee yritykselle.