Vahvimmat yritykset kasvaa vahvasta kassasta. Tällaisella yrityksellä on huomattavasti enemmän liikkumatilaa liiketoimissaan. Vahvan kassan kanssa voi suunnitella investointeja ja toteuttaa kasvusuunnitelmia. Vahva kassa myös suojaa typeriltä hätäratkaisuilta ja antaa tukevan taantumasuojan.
Miten sellaisen sitten saa rakennetuksi? Kassan vahvistuminen on seurausta kannattavasta liiketoiminnasta ja hyvästä talousjohtamisesta. Käytännössä muutama asia ratkaisee suuren osan kokonaisuudesta.
1. Hinnoittele oikein
Kaikki alkaa hinnoittelusta.
Liian alhainen hinta on mikroyrityksessä erityisen hankala, koska yrittäjän oma kapasiteetti tulee nopeasti vastaan. Päivässä on rajallinen määrä työtunteja ja vuodessa rajallinen määrä laskutettavia päiviä. Jos yhdestä työtunnista jää liian vähän katetta, yrittäjä voi yrittää paikata ongelmaa tekemällä enemmän töitä, mutta asettaa nopeasti oman terveytensäkin vaaraan. Pitää myös muistaa, että jos yrittäjän työn hinnoittelu on väärin niin viimeistään ongelma pamahtaa tuulettimeen, kun ruvetaan palkkaamaan lisäkäsiä. Yrittäjä on aina valmis joustamaan, mutta työntekijöiden kanssa mennään lakien ja asetusten mukaisesti.
Otetaan yksinkertainen esimerkki. Yritys myy palvelua 100 eurolla ja palvelun tuottamiseen liittyvät muuttuvat kustannukset ovat 40 euroa. Yritykselle jää 60 euroa kattamaan kaikki muut kulut ja lopulta yrityksen voitto. Jos hinta nostetaan 110 euroon eikä kustannusrakenne muutu, katetta jää 70 euroa. Myyntihinta nousi 10 prosenttia, mutta kulujen kattamiseen ja voittoon jäävä summa nousi noin 17 prosenttia.
Tämän vuoksi hinnoittelulla on niin suuri vaikutus kassaan. Pienikin muutos hinnassa voi vaikuttaa tulokseen enemmän kuin suuri määrä pieniä säästötoimenpiteitä kulupuolella.
Oikeassa hinnassa pitää olla tilaa yrittäjän korvaukselle, yrityksen yleiskuluille, veroille, investoinneille ja voitolle. Voittoa tarvitaan yrityksen oman pääoman ja kassan kasvattamiseen.
Monet myös pelkäävät nostaa hintojaan, koska luulevat asiakkaiden katoavan. Mikäli asiakaskunta on sitoutunutta ja tyytyväisiä niin eivät he pienestä hintojen nostamisesta lähde minnekään.
Yrittäjän on myös muistettava, että hintojen korotus on yrityksen käytännön keino suojautua inflaation vaikutukselta. Yrityksen kulut yleensä nousevat, koska toimittajat kyllä muistavat tehdä vuosikorotukset omiin hintoihinsa.
2. Mitoita yrittäjän korvaus yrityksen kantokyvyn mukaan
Yrityksen tarkoituksena on tuottaa yrittäjälle taloudellista hyötyä. Siksi yrittäjän pitää luonnollisesti saada korvaus tekemästään työstä. Taloudellisesti vahvan yrityksen rakentaminen vaatii kuitenkin tasapainoa sen välillä, kuinka paljon rahaa siirretään yrittäjän omaan talouteen ja kuinka paljon jätetään vahvistamaan yritystä.
Monesti on helppo ajatella, että hyvä kuukausi tarkoittaa mahdollisuutta nostaa enemmän palkkaa. Jos lähes kaikki yrityksen tuottama taloudellinen ylijäämä siirretään jatkuvasti omistajan käyttöön, yrityksen kassa ei koskaan pääse kunnolla vahvistumaan. Ja jos yritys ajautuu vaikeuksiin, niin se on nopeasti yrittäjä kenen tehtävänä on paikata kassavajetta omasta taloudestaan.
Yrittäjän kannattaa pitää oma palkkansa lähtökohtaisesti normaalin vastaavasta työstä saatavan korvauksen tasolla kuukausittain. Kun yrityksellä menee hyvin ja ylijäämää syntyy niin aina voi maksaa bonuksen itselleen. Tärkeintä on kumminkin, ettei kaada yrityksen taloutta omalla liian suureksi mitoitetulla yksityiselämällä. Tämä on todella monen yrittäjän helmasyntejä.
3. Rakenna kevyt mutta toimintakykyinen kulurakenne
Hyvin johdettu yritys käyttää rahaa mielellään silloin, kun sillä voidaan tehdä tulevaisuudessa enemmän rahaa. Ongelma yrityksen sisään syntyy todella helposti tarpeettomasta ja tuottamattomasta kulurakenteesta.
Kustannuksia kertyy helposti vähitellen. Yksi ohjelmisto, toinen ohjelmisto, toimitila, auto, vakuutukset, markkinointi, ulkopuoliset palvelut ja erilaiset kuukausimaksut eivät yksittäisinä hankintoina tunnu suurilta. Muutaman vuoden kuluttua yrityksellä voi kuitenkin olla tuhansien eurojen kuukausittainen kiinteä kulurakenne, ellei välillä tee hieman kriittistä kulujen tarkastelua.
Varsinkin kiinteisiin kuluihin kannattaa suhtautua erityisen tarkasti. On hyvä muistaa, että jos yritys ottaa itselleen uuden 1 000 euron kuukausittaisen kiinteän kulun, sen pitää tehdä joka vuosi 12 000 euroa lisää katetta vain tämän yhden päätöksen rahoittamiseksi. Tämä edellyttää yksinkertaistaen sitä, että jokaisella kululla on jonkinlainen yhteys liikevaihdon kasvuun.
Vielä tärkeämpää on myös pitää yrittäjän omaan hyvinvointiin liittyvät kulut kohtuullisina. Näitä ovat esimerkiksi yrittäjän nauttimat luontaisedut kuten autoetu.
4. Käytä velkaa vipuvartena kasvuun, älä kassavajeen paikkaamiseen
Velka voi olla yritykselle erinomainen työkalu. Lainarahalla voidaan hankkia kone, palkata työntekijä, rahoittaa käyttöpääomaa tai toteuttaa muu investointi, jonka tuotto syntyy vasta tulevaisuudessa.
Koska velasta maksetaan korkoa, niin sen tulee myös tuottaa liiketoiminnassa enemmän kuin se kustantaa.
Velalla rahoitetaan aina lähtökohtaisesti jotakin, jonka odotetaan parantavan yrityksen tulevaa ansaintakykyä. Velkaa ei koskaan tulisi ottaa sen vuoksi, että selvitään toimintaan liittyvistä juoksevista kuluista.
Jos yrityksen tarvitsee ottaa velkaa palkkoihin, veroihin tai muihin normaaleihin juokseviin menoihin, ei velka ratkaise varsinaista ongelmaa vaan on pelkkää tekohengitystä. Se pahentaa yrityksen kassavajetta lisäämällä tuleviin selvitettäviin maksuihin korko- ja lyhennyskuluja otetusta lainasta. Kuluihin otettu velka myös todennäköisesti jouduttaa yritystoiminnan kaatumista. Mikroyrityksissä yrittäjät ovat myös yleensä takaamassa näitä lainoja henkilökohtaisesti.
Velkaantumisen osalta on tärkeää tarkkailla sitä, kuinka paljon rahaa korkoihin ja lyhennyksiin menee kuukausittain suhteessa liiketoiminnan tuottamaan kassavirtaan. On myös hyvä muistaa, että velan lyhennykset maksetaan aina tulorahoituksessa verojen jälkeisillä tuotoilla.
Mikäli yritykselle on kertynyt paljon velkaa, niin hyvä käytäntö olisi pyrkiä saamaan veloista lyhennysvapaita. Tällöin maksettaisiin pelkkiä korkoja ja voitaisiin keskittyä toistaiseksi kassan kasvattamiseen.
5. Muuta tehty työ nopeasti rahaksi
Viimeinen keino on yksinkertainen. Kotiuta myyntilaskut mahdollisimman tehokkaasti.
Laskutus on kassavirran johtamista puhtaimmillaan. Jos työ valmistuu tänään mutta lasku lähtee kahden viikon päästä, yritys on vapaaehtoisesti antanut asiakkaalle kaksi viikkoa lisää maksuaikaa. Jos tämän päälle annetaan 30 päivän maksuehto ja asiakas maksaa vielä viikon myöhässä, työn tekemisen ja rahan saamisen väliin voi tulla lähes kaksi kuukautta. Sillä aikaa yrityksen on maksettava omat laskunsa.
Mitä suuremmaksi liiketoiminta kasvaa, sitä suuremmaksi myös laskutuksen tehokkuuden merkitys muodostuu. Jos yrityksen kuukausimyynti on 40 000 euroa, jo kahden viikon ero saatavien kotiutumisessa tarkoittaa karkeasti noin 20 000 euron eroa käyttöpääomassa.
Suuremmissa projekteissa voidaan käyttää ennakkomaksuja, maksueriä tai jatkuvaa kuukausilaskutusta sen sijaan, että koko projekti rahoitetaan ensin yrityksen omasta kassasta.
Myös erääntyneiden saatavien seurannan pitää toimia. Maksumuistutukset ja tarvittaessa perintä eivät ole epäkohteliasta toimintaa sen enempää kuin laskujen maksamatta jättäminen.
Maksunsa myöhässä maksavilta tulee periä asianmukaiset viivästyskorot, koska yrityksen tarkoituksena ei ole olla asiakkaittensa luottolaitos.
Vahva kassa antaa yrittäjälle vaihtoehtoja
Kun nämä osa-alueet ovat kunnossa, niin yritykseen alkaa normaalisti syntyä positiivista kassavirtaa. Sen jälkeen tulee vielä yksi tärkeä päätös: kaikkea syntynyttä rahaa ei tarvitse käyttää.
Osa jätetään yritykseen.
Aluksi tavoitteena voi olla esimerkiksi muutaman kuukauden kiinteitä menoja vastaava puskuri. Sopiva määrä riippuu luonnollisesti liiketoiminnasta. Tasaisesti kuukausilaskuttava asiantuntijayritys tarvitsee erilaisen puskurin kuin projektiliiketoiminta, jossa yksittäiset asiakasmaksut ovat suuria ja niiden ajoitus vaihtelee.
Kun puskuria on riittävästi, yrityksen kassassa oleva ylimääräinen raha alkaa muuttaa yrityksen asemaa. Huono ajanjakso liiketoiminnassa ei aiheuta heti paniikkia. Yhden asiakkaan menetys ei pakota ensimmäiseen vastaan tulevaan kauppaan epäedullisin ehdoin. Investoinnista voidaan neuvotella rauhassa ja hyvät tilaisuudet voidaan hyödyntää harkiten.
Tämä on vahvan kassan todellinen hyöty.
