Yrityksen toiminnassa muodostuu luonnollisesti edustus-, markkinointi- ja neuvottelukuluja. On kumminkin hyvä ymmärtää mitä nämä eri kulut tarkoittavat ja miten ne otetaan huomioon yrityksen verotuksessa niin arvonlisäverotuksen kuin tuloverotuksen näkökulmasta.
Edustuskulut
Edustuskuluilla tarkoitetaan menoja, jotka kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin osapuoliin. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakkaat ja liiketuttavat. Edustuskulujen tarkoituksen on vaikuttaa nimenomaisesti uusien liikesuhteiden muodostumiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen sekä muutoin edistää yritystoimintaa.
Edustuskulujen osalta voidaan tuloverotuksessa vähentää 50%. Arvonlisäveroa kuluista ei saa vähentää ollenkaan. Edustuskuluissa on hyvä aina merkitä tositteeseen, että kenen kanssa on oltu esimerkiksi syömässä ja miksi.
Markkinointi- ja neuvottelukulut
Markkinointikulut kohdistuvat myös yhtiön ulkopuolisiin tahoihin kun taas neuvottelukulut omaan henkilöstöön tai hallintoelimiin. Kumminkin mikäli asiakkaalle on tarjottu tavanomainen tarjoilu tai lounas voidaan lukea neuvottelukuluksi, kunhan tositteen merkinnät on kunnossa. Kuittiin tai laskuun tulee merkitä tilaisuuden luonne, osallistujat ja neuvottelun tarkoitus. Neuvottelukulut voidaan vähentää kokonaisuudessaan niin tuloverotuksessa kuin arvonlisäverotuksessa.
Markkinointikulut ovat neuvottelukulujen tapaan lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia niin tulo- kuin arvonlisäverotuksessa. Markkinointikulujen yleispätevänä ohjeena voidaan pitää tilaisuuden tai huomionosoituksen laajuutta. Mikäli tilaisuus tai huomionosoitus on kohdennettu vapaalle joukolle on kyseessä markkinointikulu. Markkinointitilaisuuden määrittelyssä niitä pidetään avoimina tilaisuuksina, joiden osallistujajoukkoa ei ole etukäteen rajattu.
Vähennysoikeuden varmistaminen
Paras tapa varmistaa kulun vähennysoikeus on merkitä selvästi kenelle se on tarkoitettu ja mikä on ollut tapahtuman luonne. Tähän auttaa kun keskustelee kirjanpitäjän kanssa. Selitteen ei tarvitse olla mikään pitkä selostus liiketapahtumasta.
Vaikka tarjoilut sisältäisivät myös alkoholitarjoilua, niin ei se tarkoita, että kulu olisi vähennyskelvoton. Esimerkiksi alkoholilahjat asiakkaille tai sidosryhmille on verotuksessa hyvin usein tulkittu edustamiseen liittyväksi. Mikäli alkoholia on tarjottu omalle henkilökunnalle esimerkiksi yrityksen juhlissa, on se verotuksessa täysin vähennyskelpoista. Yleisten vähennyskelpoisuutta koskevien ehtojen täyttyessä myös alkoholitarjoiluiden arvonlisäverot voidaan myös vähentää.
