Kun yritykseen palkataan ensimmäinen työntekijä, yksi tärkeimmistä hallinnollisista tehtävistä on palkanlaskenta. Kyse ei ole pelkästään siitä, että palkka maksetaan tilille – vaan siitä, että kaikki lakisääteiset velvoitteet täyttyvät. Huolellinen valmistautuminen säästää aikaa, rahaa ja mahdollisilta virheiltä.
Huomioi ennen ensimmäistä palkanlaskua:
1. Työsopimus ja työehdot kuntoon
Työsuhteen ehdot tulee kirjata selkeästi työsopimukseen: palkka, työaika, tehtävät, mahdolliset lisät ja koeajan pituus. Lisäksi tulee varmistaa, mitä työehtosopimusta (TES) noudatetaan – tämä vaikuttaa mm. vähimmäispalkkaan, ylityökorvauksiin ja lomaoikeuksiin.
Suomen yrittäjiltä saa erittäin hyvää neuvontaa ja apua ensimmäisen työntekijän palkkaamiseen liittyviin kysymyksiin.
2. Palkan sivukulut ja ennakonpidätys
Palkan päälle tulevat työnantajan maksut: eläkevakuutus (TyEL), työttömyysvakuutus, sairausvakuutusmaksu ja tapaturmavakuutus. Lisäksi työntekijältä pidätetään ennakonpidätys ja työntekijän osuus eläkemaksusta.
Varmista, että olet sopinut tarvittavat vakuutukset vakuutusyhtiön kanssa ajoissa. Esimerkiksi tapaturmavakuutuksen tulee olla voimassa ennen töiden aloittamista.
3. Tulorekisteri-ilmoitukset ja maksupäivät
Kaikki maksetut palkat, lisät, lomarahat ja pidätykset tulee ilmoittaa Tulorekisteriin viimeistään viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Palkka pitää maksaa sovittuna päivänä, ja työntekijälle on annettava palkkalaskelma, josta käy ilmi palkan erittely.
4. Palkanlaskennan työkalut ja kirjanpito
Vaikka palkanlaskennan voi hoitaa itsenäisesti, käytännössä suositellaan käyttämään ulkoistettua palvelua, joka huolehtii laskennasta, ilmoituksista ja maksupäivistä. Tarkista myös, että kirjanpitäjäsi on tietoinen tulevasta palkanmaksusta, jotta palkkakirjaukset ja sivukulut hoituvat oikein.
Huolellisuus kannattaa
Ensimmäinen palkanmaksu voi tuntua monimutkaiselta, mutta kun prosessi on kunnossa, se sujuu jatkossa huomattavasti helpommin. Huolellinen valmistelu luo luottamusta työntekijän suuntaan ja varmistaa, että yrityksesi toimii vastuullisesti ja lainmukaisesti.
