Menestyvän yrittäjän ensimmäisiä sääntöjä on ymmärtää tehokkaasti yrityksen kassavirtoja. Tämä yksinkertaistettuna tarkoittaa, että yrittäjä näkee, kuinka paljon hänellä on juuri tällä hetkellä kassavaroja, saatavia myynneistä ja erääntyviä maksuja. Tehokkaalla kassavirran hallinnalla pystytään parempaan reagointikykyyn yrityksen liiketoiminnassa.
Kuvailen nyt tässä blogissa, miten aloitteleva yrittäjä voi pienellä kustannuksella rakentaa itselleen tehokkaan talousjärjestelmän. Kaikki lähtee ohjelmistosta. Tässä keskitytään nyt yritykseen, minkä myynti perustuu laskutukseen.
Millainen ohjelmisto sitten tarvitaan?
Markkinat on täynnä ohjelmistoja, mistä pystyy valitsemaan itselleen sopivan ratkaisun omaan toimintaan. Onneksi tätä seulontaa ei tarvitse tehdä itse, koska lähes jokainen tilitoimisto tarjoaa asiakkailleen perusominaisuudet kattavaa ohjelmistoa. Ohessa listaus näistä perustoiminnoista.
- Ohjelmaan voidaan hakea yrityksen pankkitapahtumat
- Ohjelmasta voidaan lähettää maksuja pankkiin
- Ohjelmaan voidaan vastaanottaa sähköisiä ostolaskuja tai ne saadaan sinne skannauspalvelun kautta
- Ohjelmasta voidaan lähettää myyntilaskuja sähköisesti, sähköpostilla tai tulostuspalveluun
- Ohjelman avulla voidaan laskea palkat ja lähettää ne maksuun
Ohjelmiston käyttöönotto
Ohjelmistojen käyttöönotto on hyvin helppoa ja yleensä se onnistuu tilitoimiston kautta. Tilitoimistot avaavat asiakkailleen ympäristön ohjelmistokumppaninsa kautta. Samalla asiakasyritys saa itselleen sähköiset osoitteet laskujen lähettämiseksi sekä vastaanottoon. Tilitoimisto myös opastaa pankkiyhteyksien kanssa.
Ohjelmiston opastus ja kouluttaminen tapahtuu myös tilitoimiston avustuksella. Mikäli käytössä ilmenee ongelmia, niin myös niihin saa apua tilitoimistolta.
Ohjelmistojen kustannus
Eri ohjelmissa on erilaiset hinnoitteluperiaatteet. Yleensä hinta on riippuvainen asiakkaan koosta ja aineiston määrästä. Hintaa miettiessä on hyvä pitää mielessä, että ne vähentävät merkittävästi yrittäjän työtaakkaa papereiden pyörityksessä. Läpinäkyvyys yrityksen talouteen lisääntyy ja sen hallinta helpottuu. Kuukausittainen kustannus lähtee noin 50 eurosta ylöspäin.
Ohjelmiston hyödyt ja haitat
Suurena hyötynä on byrokratian pieneminen. Mikään ei ole hukassa, vaan kaikki on keskitetysti samassa paikassa. Näissä ohjelmistoissa on myös erittäin kattavat talousraportoinnit, mistä on helppo analysoida omaa liiketoimintaa. Raportointi toimii niin numeroina kuin erilaisina kuvaajina. Toimiminen tilitoimiston kanssa myös suoraviivaistuu, kun materiaalit ovat kirjanpitäjän saatavilla eikä tarvitse metsästellä puuttuvia kuitteja. Ja sitten se kassavirta! Kaikista ohjelmistoista pystyy myös näkemään helposti kassavirtaennusteen.
Haittoina ohjelmistoissa on yleensä niiden käytön opettelu. Alkuun pitää nähdä vähän vaivaa, että pääsee sinuiksi ohjelman kanssa. Siinä yleensä on tilitoimisto oivana apuna. Ohjelmistoissa voi myös esiintyä puutteita ja jäykkyyksiä. Yleensä niihin kumminkin löydetään ratkaisut. Myös hinta voi tuntua alkuun kalliilta. Ohjelmien tarjoamat hyödyt kattavat aina niistä maksettavan hinnan.
