Yritystoimintaan kuuluu välillä huomionosoitusten antaminen sidosryhmille sekä asiakkaille. Hyvää asiakasta on myös mukava ja tärkeä muistaa aina silloin tällöin lahjalla. Työntekijän huomioiminen merkkipäivänä tai juhlapyhinä on myös erittäin tärkeää.
Huomoi verottajan säännöt
Verottaja asettaa omat sääntönsä siihen onko lahja saajalleen verovapaa vai ei. Nämä on huomioitava lahjoja antaessa. Lahjan verokohteluun vaikuttaa se, kenelle lahja annetaan ja mikä on sen tarkoitus. Onko se asiakas- ja liikelahja vai työntekijälle annettu lahja.
Asiakas- ja liikelahjat
Asiakas- ja liikelahjojen lähtökohtainen tarkoitus on ylläpitää ja edistää yrityksen asiakassuhteita. Verotuksessa näihin viitataan termillä liikelahja ja niiden verotuskohtelu riippuu lahjan luonteesta sekä arvosta.
Ollakseen vähennyskelpoinen on lahjan oltava kohtuullinen ja sen tulee liittyä liiketoimintaan. Verottaja pitää kohtuullisen lahjan arvona 100 euroa. Verottajan näkökulmasta liiketoiminnan arvolla tai laajuudella ei ole vaikutusta tähän rahalliseen arvoon.
Mikäli halutaan antaa arvokkaampia lahjoja niin niistä saattaa aiheutua saajalle veroseuraamuksia.
Henkilökunnalle annettavat lahjat
Henkilökunnalle annettavissa lahjoissa tulee muistaa, että ne on aina oltava lähtökohtaisesti kollektiivisia. Työntekijälle annetaan yleensä lahjoja merkkipäivien tai juhlapäivien yhteydessä.
Lähtökohtaisesti henkilökunnalle annettavat lahjat ovat veronalaisia. Verovapaasti työntekijälle voi antaa alle 100 euron tavaralahjan. Palkaksi katsottavista lahjoista tulee maksaa ennakonpidätys- ja sosiaalivakuutusmaksut. Tällaisia ovat esimerkiksi laskevasaldoiset lahjakortit sekä kalliit esineet.
Tavanomaiset merkkipäivät
Tavanomaisia merkkipäiviä ovat 40-,50-, ja 60-vuotissyntymäpäivät. Myös vihkimispäivä, pitkäaikaiseen palvelukseen perustuva merkkipäivä (10 vuotta tai enemmän) ja eläkkeelle siirtyminen katsotaan merkkipäiviksi.
Työntekijän merkkipäivän johdosta annetun lahjan kohtuullinen arvo on enintään 1-2 viikon bruttopalkkaa vastaava määrä. Mikäli halutaan antaa työntekijälle lahjaksi matka, niin on tärkeää muistaa, ettei lahjansaaja saa vapaasti valita matkaa. Eli työntekijälle ei voi antaa lahjaksi yksilöimätöntä lahjakorttia matkatoimistoon.
Omistajayrittäjien merkkipäivät
Osakeyhtiöiden omistajien osalta merkkipäivälahjat arvioidaan tapauskohtaisesti. Mikäli yhtiössä on palkattua henkilökuntaa, niin arvioinnin lähtökohtana on yhtiössä noudatettava merkkipäivälahjakäytäntö. Toisin sanoen työnantajayrityksessä työskentelevällä omistajayrittäjällä on samat edut kuin hän on antanut työntekijöilleenkin.
Merkkipäivälahjan verovapaus edellyttää, että lahja on työnantajan valitsema. Jos osakeyhtiössä työskentelee ainoastaan yhtiön omistaja, yhtiö ei voi antaa omistajalleen verovapaata merkkipäivälahjaa. Tällöin lahja ei ole silloin työnantajan valitsema, koska päätöksen lahjan antamisesta ja lahjan valitsemisesta itselleen tekee osakas itse.
Lahjansaajan tietojen kirjaaminen
Lahjansaajan tiedot on hyvä kirjata esim. tavaran ostokuittiin. Tällöin voidaan tarvittaessa osoittaa kenelle lahja on annettu.
