Huonoina aikoina monen yrityksen tehtävänä on tarkastella yrityksen kulurakennetta. Kriittinen katsaus yrityksen eri kululajeihin on paikallaan, mikäli myynti on laskenut ja kassavirta on muuttunut negatiiviseksi. Käyn tässä blogissa nyt läpi yrityksen kulujen tarkastelua niin, että lähdemme tuloslaskelman ensimmäisestä kuluryhmästä ja kuljemme siitä kohti liiketulosta.
Ostot
Ostoilla viitataan tuloslaskelmassa sellaisiin kuluihin, mitä yritys myy eteenpäin. Näiden kustannusten hillitsemiseksi on muutama keino. Yhtenä keinona toimii hintaneuvottelut toimittajien kanssa ja toisena varastonhallinnan tehostaminen. Hintaneuvotteluilla tietysti pyritään saamaan jonkinlaisia alennuksia tai löytämään toimittajan kanssa muita keinoja kustannusten hillitsemiseksi. Varastonhallinnan parantamisella taas pyritään karsimaan pois tuotteita, jotka ei myy tai parantamaan varaston kiertonopeutta.
Ulkopuoliset palvelut
Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan yleensä alihankintana teetettäviä töitä. Joissakin organisaatioissa tämä on hyvin yleistä, että vältyttäisiin palkkaamasta vakituista henkilöstöä. Varsinkin, jos kyseessä on kausiluonteinen tai projekteihin painottuva työ.
Ulkopuolisten palveluiden osalta tarkastelussa auttaa, kun ostetut palvelut kohdistetaan siihen myyntiin, mitä varten hankinta on tehty. Suoritetaan tehostettua katelaskentaa ja karsitaan kannattamattomat osuudet pois. Myös tässä voidaan käydä hintaneuvotteluita toimittajan kanssa. Vaikeina aikoina kaikki ymmärtää, että puolikas leipä on parempi, kuin ei leipää ollenkaan.
Henkilöstökulut
Henkilöstökulujen läpikäyminen on aina kaikkein raskain osuus. Henkilöstökuluja läpi käydessä tulisi miettiä palkansaajan tuotto-panos suhdetta. Sellaisissa toimialoissa, mitkä ovat hyvin ihmistyövaltaisia syntyy nopeasti tyhjäkäyntiä.
Myös hyvät ajat turvottaa yrityksiä. Joidenkin työt saattavat olla enemmän yrityksen sisäisiin prosesseihin painottuneita ja niiden osuus voi olla kannattavampaa ulkoistaa. Palkkakuluissa olisi hyvä tehdä kartoitus, mitä kukin tekee työajallaan. Sitten miettiä, voiko joitakin tehtäviä yhdistellä tai jättää kokonaan pois.
Itse säästö syntyy, joko niin, että kaikkien panos keskittyy enemmän itse tuottavaan työhön tai sitten palkkakuluja karsimalla. Siinä vaiheessa voidaan neuvotella työajan vähennyksistä tai suoranaisista työsuhteiden päättämisistä.
Liiketoiminnan muut kulut
Jaottelen tähän alle vielä liiketoiminnan muut kulut omiksi alaotsikoiksi, koska tuo osuus pitää sisällään vaikka minkälaista kulua. Yleinen nimittäjä näille on kirjanpidon näkökulmasta, että ne ovat yleensä kiinteitä kuluja. Myös etsimällä niistä säästöjä on vaikutuskin pitkäaikainen.
Muut vapaaehtoiset henkilöstökulut
Tässä pureudutaan ylimääräisiin ja vapaaehtoisesti sitouduttuihin henkilöstöön liittyviin kuluihin. Hyvin yleensä nämä liittyvät henkilöstön viihtymiseen ja hyvinvointiin. Varsinkin yrityksissä missä uhkana on leikata suoraan henkilöstöstä, niin varmasti myös henkilöstölle sopii, että ensin leikataan näistä.
Konkreettisesti kyseessä saattaa olla vaikkapa työterveyshuollon sopimuksen kaventaminen. Tai sitten luovutaan toistaiseksi liikunta- ja kulttuurietujen tarjoamisesta.
Voidaan myös kaventaa sisäisten palaverien ja yhteisten juhlien tarjontaan tarkoitettuja budjetteja. Koulutuspuolella etsitään halvempia koulutuksen tarjoajia.
Toimitilakulut
Toimitilakustannuksia tarkastellessa voidaan lähteä neuvottelemaan vuokraan alennusta tai sitten miettiä tilatarpeita kokonaan uusiksi. Varsinkin nykyisen etätyöskentelyn aikakaudella on seinien merkitys liiketoiminnassa vähentynyt.
Toimitilakustannuksissa on hyvä kilpailuttaa myös niihin liittyvät palvelut kuten siivous ja vartiointi esimerkkeinä.
Kone- ja kalustokulut, ohjelmistokulut
Ohjelmistokuluissa löytyy varmasti yrityksessä kuin yrityksessä aivan turhia kustannuksia. Nykyään monet ohjelmistot on hinnoiteltu kuukausittaisilla käyttäjämäärillä. Kannattaa listata kaikki yrityksen käytössä olevat ohjelmistot. Miettiä, mikä niiden tarkoitus on toiminnan kannalta ja kenellä niitä on käytössä. Näissä voi nopeasti löytää usean kymmenen prosentin säästöt.
Kone- ja kalustokuluissa on hyvä listata, mitä kaikkia laitteita yrityksessä on ja mikä on niiden jäljellä oleva elinkaari. Mikäli tulee uusien hankintojen tarpeita, niin nopeasti voi tarkistaa löytyykö yrityksestä jo valmiiksi vastaavaa laitetta mikä ei ole käytössä.
Myynti- ja markkinointikulut
Myynti- ja markkinointikuluissa on yleensä lähdettävä tarkastelemaan niiden toimivuutta. Katsottava, mikä on se kokonaisuus mistä kuluja syntyy. Sitten mietittävä, mitä kukin tehty toiminta tuottaa. Voitaisiinko jotakin tehdä toisin ja kannattaisiko jokin lopettaa.
Myös yhteen toimintaan laitettu rahallinen panostus, voi olla hyödyllistä siirtää toiseen, mikäli sillä saadaan enemmän hyötyjä aikaiseksi. Näissä kustannuksissa tarkastelu tulee olla kylmän viileää tulos tai ulos tyyppistä. Karsimisen kanssa kannattaa kumminkin olla varovainen, sillä nämä osuvat liikevaihtoon. Järkeistämisen ja tehostamisen kautta on kumminkin varmasti löydettävissä piristettä myyntiriville.
Matkakulut
Matkakulujen karsinnassa voidaan suosia käytettäväksi edullisempia liikennevälineitä tai sitten siirretään painopistettä enemmän etätapaamisille. Matkustuksen välttämättömyyttä tarkastellaan siitä näkökulmasta, että mikä on kunkin matkan hyöty tuotoille.
Muut kulut
Muissa kuluissa voidaan sitten kilpailuttaa erilaisia vakuutuksia ja liittymiä. Näistä saatavat hyödyt on usein aika pieniä, mutta säästö se on pienikin säästö.
Kulujen tarkastelun näkökulmia
Kuluja karsiessa on hyvä aina muistaa, että se ei ole pelkkää säästöjen hakua. Siinä on kyse enemmänkin toiminnan tehostamisesta ja keskittymisestä sellaisiin asioihin, mitkä tuottavat yritykselle elintärkeää kassavirtaa.
Jokaisen leikkauksen kohdalla on mietittävä, mitä kyseinen erä tuottaa yritykselle. Tarkastelua ei tulisi tehdä vain kriisiaikoina, vaan sen tulisi olla jatkuva prosessi. Tällöin yrityksen on helpompi reagoida sen ympärillä muuttuvaan maailmaan.
