Osakeyhtiön tilinpäätös on prosessi, jota ohjaavat laki, määräajat ja selkeä vastuunjako. Tilinpäätös koskettaa hallitusta, omistajia, tilintarkastajaa ja verottajaa. Eikä yksikään vaihe ole irrallinen muista.
Kun tilinpäätösprosessi ymmärretään kokonaisuutena, vältetään viivästykset, virheet ja tarpeettomat riskit. Alla on osakeyhtiön tilinpäätös vaihe vaiheelta etenevänä kokonaisuutena.
1. Tilikauden päättyminen – vastuu hallituksella
Tilikauden päättyessä vastuu tilinpäätöksen laatimisesta on yhtiön hallituksella. Vaikka työ tehdään käytännössä usein tilitoimistossa, juridinen vastuu säilyy aina hallituksella.
Tässä vaiheessa varmistetaan, että:
- kirjanpito on ajan tasalla koko tilikauden osalta
- tositteet, sopimukset ja selvitykset on toimitettu
- jaksotukset, poistot ja varaukset on käyty läpi
Tilinpäätöksen tekemiseksi tarvitaan paljon erilaisia dokumentteja. Voit lukea niistä lisää täältä.
2. Tilinpäätöksen laatiminen ja allekirjoittaminen
Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Se sisältää tuloslaskelman, taseen, liitetiedot sekä toimintakertomuksen, mikäli yhtiö on siihen velvollinen.
Kun tilinpäätös on valmis, hallitus ja mahdollinen toimitusjohtaja allekirjoittavat sen. Allekirjoitus on vahvistus siitä, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan yhtiön taloudellisesta asemasta.
3. Tilintarkastus – kun siihen on velvollisuus
Jos yhtiö on tilintarkastusvelvollinen tai yhtiöjärjestys näin määrää, tilinpäätös toimitetaan tilintarkastajalle.
Tilintarkastaja:
- tarkastaa tilinpäätöksen ja hallinnon
- antaa tilintarkastuskertomuksen
- ottaa kantaa vastuuvapauteen
Tilintarkastus tehdään ennen varsinaista yhtiökokousta, koska kertomus käsitellään yhtiökokouksessa.
4. Veroilmoitus – oma määräaikansa
Osakeyhtiön tuloveroilmoitus annetaan pääsääntöisesti neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Usein tämä tarkoittaa, että veroilmoitus annetaan heti tilinpäätöksen valmistuttua.
Veroilmoitus perustuu tilinpäätökseen, mutta se ei ole sama asia. Kirjanpidon tulos ja verotettava tulos eroavat lähes aina toisistaan. Mikroyrityksissä pyritään, että myös yhtiökokous on hoidettu ennen veroilmoituksen jättämistä.
5. Varsinainen yhtiökokous – omistajien päätöksenteko
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä viimeistään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Yhtiökokouksessa päätetään:
- tilinpäätöksen vahvistamisesta
- voiton tai tappion käsittelystä
- vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja toimitusjohtajalle
- hallituksen ja tilintarkastajan valinnasta
Yhtiökokouksesta laaditaan pöytäkirja, joka on olennainen osa tilinpäätösprosessia.
6. Tilinpäätöksen rekisteröinti – lakisääteinen velvollisuus
Vahvistettu tilinpäätös on ilmoitettava kaupparekisteriin kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Rekisteröitäviä asiakirjoja ovat:
- tilinpäätös liitetietoineen
- toimintakertomus, jos sellainen on laadittu
- tilintarkastuskertomus, jos yhtiö on tilintarkastusvelvollinen
Rekisteröinnin laiminlyönti johtaa huomautuksiin ja voi edetä uhkasakkoon. Lisäksi rekisteröimätön tilinpäätös heikentää yhtiön uskottavuutta.
7. Sujuvan tilinpäätösprosessin keskeiset kehotukset
Hyvä tilinpäätös on seurausta hyvästä hallinnosta koko tilikauden ajan. Alla perusasiat, joista lipsuminen näkyy aina lopputuloksessa.
- Pidä kirjanpito kunnossa ympäri vuoden.
Tilinpäätöstä ei paikata keväällä. Huolimaton arki kostautuu tilinpäätöksessä. - Toimita aineisto ajoissa ja kokonaisena.
Puuttuvat tositteet ja epäselvät tapahtumat hidastavat prosessia ja heikentävät lopputulosta. - Käy tilinpäätös läpi ennen allekirjoituksia.
Poistot, varaukset, osingonjako ja verovaikutukset on ymmärrettävä ennen kuin nimet laitetaan paperiin. - Muista, että hallitus vastaa – vastuu ei ole ulkoistettavissa.
Tilitoimisto voi laatia tilinpäätöksen, mutta vastuu sisällöstä on hallituksella. - Pidä määräajat hallinnassa.
Tilinpäätös, veroilmoitus, yhtiökokous ja rekisteröinti muodostavat katkeamattoman ketjun. - Kohtele yhtiökokousta päätöksenteon huipentumana.
Se on omistajien tärkein taloudellinen päätöspäivä vuodessa.
