Monen yrityksen taloutta seurataan edelleen yhtenä kokonaisuutena. Tuloslaskelma kertoo, jääkö viivan alle voittoa vai tappiota, mutta ei sitä, mistä tulos syntyy. Alkuvaiheessa tämä riittää, mutta liiketoiminnan kasvaessa kokonaiskuva alkaa nopeasti hämärtyä. Liikevaihto kasvaa, kulut kasvavat ja silti on epäselvää, mitkä osat toiminnasta kantavat ja mitkä eivät.
Kustannuspaikkaseuranta vastaa juuri tähän ongelmaan. Se ei ole kirjanpidollinen hienous tai raportointiharjoitus, vaan väline liiketoiminnan ymmärtämiseen ja johtamiseen.
Mitä kustannuspaikkaseuranta tarkoittaa käytännössä?
Kustannuspaikkaseurannassa yrityksen tuotot ja kulut jaetaan loogisiin kokonaisuuksiin. Näitä voivat olla esimerkiksi eri toimipisteet, liiketoimintayksiköt tai palvelukokonaisuudet. Kirjanpidossa tämä tarkoittaa sitä, että tapahtumat kohdistetaan näille kokonaisuuksille sen sijaan, että kaikki niputetaan yhdeksi summaksi.
Tämän seurauksena yritys näkee paitsi kokonaiskannattavuuden myös sen rakenteen. Talousraportointi kertoo , mikä toimii, mikä vaatii huomiota ja mikä ei ehkä ole enää perusteltua.
Miksi kustannuspaikkaseuranta on tärkeä päätöksenteon kannalta?
Ilman kustannuspaikkaseurantaa yrityksen sisäinen kannattavuus jää helposti piiloon. Kokonaistulos voi näyttää kohtuulliselta, vaikka osa toiminnasta olisi pitkään ollut heikosti kannattavaa tai jopa tappiollista. Tällöin kannattava liiketoiminta rahoittaa huomaamatta heikkoa, mikä syö kassavirtaa ja lisää riskiä.
Kustannuspaikkaseuranta tuo nämä erot näkyviin ajoissa. Se antaa johdolle faktapohjan, jonka varassa päätöksiä voidaan tehdä hallitusti eikä oletusten tai tuntuman perusteella.
Milloin kustannuspaikkaseuranta on ajankohtaista?
Kustannuspaikkaseuranta ei ole tarpeellinen jokaiselle yritykselle heti. Yksinkertaisessa liiketoiminnassa, jossa on yksi selkeä palvelu tai tuote, lisäarvo jää usein vähäiseksi. Tarve syntyy yleensä siinä vaiheessa, kun yrityksellä on useampia liiketoiminnan osa-alueita, useita toimipisteitä tai kasvava henkilöstö.
Mitä monimutkaisemmaksi rakenne muuttuu, sitä tärkeämpää on ymmärtää, mistä tulos syntyy ja mihin raha todellisuudessa kuluu. Usein kustannuspaikkaseuranta tulee ajankohtaiseksi juuri ennen kuin ongelmat alkavat näkyä kassassa.
Miten kustannuspaikkaseuranta toteutetaan hallinnollisesti kevyesti?
Yleisin virhe on rakentaa liian yksityiskohtainen ja raskas malli. Toimiva kustannuspaikkaseuranta perustuu rajaukseen. Seurataan vain niitä kokonaisuuksia, joilla on merkitystä liiketoiminnan johtamisen kannalta. Kaikkea ei tarvitse kohdistaa täydellisesti, eikä raportoinnin tarvitse olla teknisesti monimutkaista vaan sen tulee palvella johtamista.
Kun malli rakennetaan liiketoiminnan ehdoilla ja tuetaan toimivalla taloushallinnon järjestelmällä, kustannuspaikkaseuranta sulautuu osaksi normaalia kirjanpitoa ilman ylimääräistä hallinnollista kuormaa.
Esimerkki: useamman myymälän kauppaketju
Hyvä esimerkki kustannuspaikkaseurannan merkityksestä löytyy pienestä kauppaketjusta, jolla on kolme myymälää. Ilman kustannuspaikkajaottelua yrityksen talous näyttää kokonaisuutena varsin terveeltä.
Tilanne ilman kustannuspaikkajaottelua (koko ketju):
| Yhteensä | |
|---|---|
| Liikevaihto | 3 000 000 € |
| Kulut | 2 700 000 € |
| Liiketulos | +300 000 € |
| Liiketulos % | 10 % |
Kokonaisuus näyttää hyvältä. Yritys tekee voittoa ja kassavirta on positiivinen. Tässä vaiheessa mikään ei vielä pakota muutoksiin.
Kun myymälät erotellaan omiksi kustannuspaikoikseen, todellinen rakenne paljastuu.
Tilanne kustannuspaikkajaottelun jälkeen:
| Kustannuspaikka | Liikevaihto | Kulut | Liiketulos | Liiketulos % |
|---|---|---|---|---|
| Myymälä A | 1 200 000 € | 900 000 € | +300 000 € | 25 % |
| Myymälä B | 1 000 000 € | 1 150 000 € | –150 000 € | –15 % |
| Myymälä C | 800 000 € | 650 000 € | +150 000 € | 19 % |
| Yhteensä | 3 000 000 € | 2 700 000 € | +300 000 € | 10 % |
Kokonaisliiketulos on sama, mutta tarina on täysin eri. Yksi myymälä on poikkeuksellisen kannattava, yksi tekee hyvää mutta maltillisempaa tulosta ja yksi on raskaasti tappiollinen. Ilman kustannuspaikkaseurantaa tappiollinen myymälä olisi jatkanut toimintaansa pitkään kokonaisuuden varjossa, syöden kassavirtaa ja lisäten riskiä koko ketjulle.
Tässä vaiheessa päätöksenteko muuttuu olennaisesti. Keskustelu ei enää koske yleistä kulukuria, vaan kohdistettuja ratkaisuja: miksi yksi yksikkö toimii erinomaisesti, miksi toinen ei ja mitä tälle tehdään. Tämä on kustannuspaikkaseurannan todellinen tarkoitus.
Miten tämä liittyy Tilitoimisto X:n taloussparraukseen?
Me Tilitoimisto X:llä näemme kustannuspaikkaseurannan osana laajempaa taloudella johtamista. Taloussparrauksessa kustannuspaikat määritellään liiketoiminnan ehdoilla ja raportointi rakennetaan tukemaan päätöksentekoa, ei lisäämään byrokratiaa. Käymme luvut läpi yhdessä ja tarkastelemme niiden vaikutusta kannattavuuteen, kassavirtaan ja omistaja-arvon kehittymiseen.
Kun yrityksen talous nähdään osissa eikä vain yhtenä summana, sitä voidaan myös johtaa paremmin. Tämä on usein ratkaiseva askel hallitusta kasvusta kohti pitkäjänteisesti kannattavaa liiketoimintaa.
