Kuluerä vai sijoitus? Vastaus on yksiselitteinen.
Moni yrittäjä suhtautuu kirjanpitoon pakollisena pahana. Kirjanpito hoidetaan, koska laki vaatii, ja kustannuksia pyritään painamaan alas. Ajatus on ymmärrettävä, mutta valitettavasti se on myös yksi kalleimmista ajatusvirheistä, joita yrittäjä voi tehdä.
Hyvä kirjanpito ei ole kuluerä. Se on sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin parempina päätöksinä ja pienempinä virheinä. Huono kirjanpito taas kostautuu aina. Yleensä silloin, kun siihen on vähiten varaa.
Kirjanpito ei ole historiankirjoitusta, vaan johtamisen väline
Yleinen harhaluulo on, että kirjanpito kertoo vain menneisyydestä. Todellisuudessa hyvin tehty kirjanpito antaa yrittäjälle jatkuvan näkymän nykyhetkeen ja riittävän hyvän pohjan tulevaisuuden päätöksille.
Kun luvut ovat oikein, ajantasaiset ja ymmärrettävät, yrittäjä näkee nopeasti, mistä tulos syntyy, mihin raha katoaa ja kuinka paljon kassassa on oikeasti liikkumavaraa. Tämä erottaa yrityksen johtamisen yritystoiminnan pyörittämisestä. Ilman luotettavia lukuja päätökset perustuvat tunteeseen, arvauksiin ja toiveajatteluun.
Miksi kirjanpitoa ei kannata tehdä itse
Moni mikro- ja pienyrittäjä päätyy tekemään kirjanpitonsa itse kustannussyistä. Usein ajatellaan, että “kyllähän nämä kuitit nyt itsekin syöttää”. Teknisesti tämä voi olla totta, mutta taloudellisesti ratkaisu on harvoin järkevä.
Yrittäjän arvokkain resurssi on aika. Jokainen tunti, jonka yrittäjä käyttää kirjanpidon opetteluun, virheiden selvittelyyn tai viranomaisilmoitusten stressaamiseen, on pois myynnistä, asiakastyöstä ja liiketoiminnan kehittämisestä. Lisäksi itse tehty kirjanpito tuottaa yrittäjälle turhaa tuskailua. Luvut syntyvät, mutta niiden oikeellisuudesta ei ole varmuutta.
Suurimmat sudenkuopat itse tehdyssä kirjanpidossa
Itse tehty kirjanpito kaatuu harvoin yhteen isoon virheeseen. Se kaatuu pieniin, toistuviin virheisiin, jotka kumuloituvat ajan myötä.
Yksi yleisimmistä sudenkuopista on arvonlisäveron käsittely. Virheelliset alv-kannat, väärä ajoitus tai kokonaan ilmoittamatta jääneet erät johtavat helposti jälkiveroihin ja veronkorotuksiin. Toinen tyypillinen ongelma on kulujen vähennyskelpoisuus. Yrityksen ja yrittäjän omien menojen raja hämärtyy, ja lopulta verottaja tekee tulkinnan yrittäjän puolesta. Eikä se ole koskaan edullista.
Kolmas merkittävä sudenkuoppa liittyy tilinpäätökseen ja verosuunnitteluun. Kun kirjanpito tehdään vain suoritteena ilman kokonaiskuvaa, verotukseen reagoidaan jälkikäteen. Tässä vaiheessa liikkumavara on jo käytännössä menetetty.
Ammattimainen kirjanpitäjä tuo rahaa, ei vie sitä
Hyvä kirjanpitäjä ei ole vain kulujen kirjaaja, vaan taloudellinen kumppani. Hän osaa kysyä oikeita kysymyksiä, huomauttaa poikkeamista ja nostaa esiin asioita, joihin yrittäjä ei itse ehdi tai osaa tarttua. Usein jo pienet muutokset hinnoittelussa, kulurakenteessa tai verosuunnittelussa kattavat moninkertaisesti taloushallinnon kustannukset.
Lisäksi ammattimainen kirjanpitäjä tuo mielenrauhaa. Yrittäjän ei tarvitse miettiä, onko kaikki tehty oikein tai tuleeko postiluukusta ikävä kirje. Tämä henkinen kuormitus on todellinen kustannus, vaikka sitä ei näy tuloslaskelmassa.
Kuluerä vai järkevä valinta?
Yritykset, jotka suhtautuvat kirjanpitäjään kumppanina, tekevät keskimäärin parempia päätöksiä ja kasvavat hallitummin. Ne tuntevat lukunsa, hallitsevat kassavirtaansa ja pystyvät suunnittelemaan verotustaan etukäteen. Yritykset, jotka säästävät väärässä paikassa, maksavat oppirahoja myöhemmin ja usein korkojen kanssa.
Hyvä kirjanpitäjä ei tee yrityksestä automaattisesti menestyvää, mutta hyvä kirjanpitäjä osaa ohjata yrittäjää tämän kysymyksissä. Hyvällä kirjanpitäjällä on näkemystä niin verotuksesta, talouden hallinnasta kuin ymmärrys yrityksen ja yrittäjän taloudellisesta kokonaisuudesta.
